2017.05.17. – Munkaidő nyilvántartás

A Munka Törvénykönyvében találhatjuk a munkaidő nyilvántartással kapcsolatos szabályokat, bár ezek elég szűkszavúan vannak megfogalmazva. A törvény idevonatkozó szakasza előírja, hogy a munkáltató kötelessége a munkaidő-nyilvántartás vezetése. A munkáltató felelősséggel tartozik azért, hogy a nyilvántartás tényszerű, valós, naprakész és teljes körű adatokat tartalmazzon, ezen kötelezettség elmulasztásáért nem okolhatja a munkavállalót.

Munkaidő – Ki tartja nyilván?

A szabály kimondja, hogy a munkáltató köteles nyilvántartani

• a rendes és a rendkívüli munkaidő,
• a készenlét,
• a szabadság időtartamát.

A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból a törvényben előírtak megtartására egyértelmű következtetést lehessen levonni.

Nem csak a jogszabályok betartásának ellenőrzése céljából vezetjük a munkaidő nyilvántartást, ez a bérszámfejtés számára az egyik alapdokumentum.

Sokszor felmerül a kérdés, hogy mi tartozik bele a munkaidőbe. A munkaidő a munkavégzésre előírt idő kezdetétől annak befejezéséig tartó idő, amelybe be kell számítani a munkavégzéshez kapcsolódó előkészítő és befejező tevékenység tartamát is. Nem számít azonban a munkaidőbe a munkaközi szünet (kivéve a készenléti jellegű munkaköröknél), a munkahelyre való utazás ideje, vagy például ha a munkavállaló a munkaidő kezdete előtt fél órával bemegy a munkahelyére és privát célból internetezget, beszélget.

Azoknak a munkavállalóknak azonban, akik nem rendelkeznek állandó vagy szokásos munkavégzési hellyel, a 2003/88/EK irányelv szerint munkaidőnek minősül az az utazási idő is amelyet a lakóhelyük és a munkáltatójuk által kijelölt első és utolsó ügyfél közötti mindennapos utazással töltenek

A munkaidő nyilvántartás tartalma

Fontos dokumentum még a munkaidőbeosztás is. A munkaidőbeosztás azt tartalmazza, hogy a munkavállalónak mely napon, milyen időponttól meddig kell dolgoznia. Ezért nem elegendő naponta csupán a munkával eltöltött időt feltüntetni, hanem a munkavégzés kezdetét és befejező időpontját is vezetni kell. A nyilvántartás vezetése során a beosztáshoz képest végrehajtott változtatásokat, például a munkavállaló kérésének megfelelő műszakcserét, az engedélyezett távollét megállapodáson alapuló ledolgozását is megfelelően dokumentálni kell. A munkaidő nyilvántartás adatainak helyessége esetén azt a munkavállalónak alá kell írnia. Ebből megállapítható a bérszámfejtés számára, hogy az adott munkával eltöltött idő rendes-, vagy rendkívüli munka, kell e számfejteni különböző pótlékokat. Az elvégzett munka időtartamának a feltüntetésére azért is szükség van, mert ebből – és a jelenlét adataiból – megállapítható a pihenőidőre és a munkaközi szünetre vonatkozó rendelkezések betartása.

Fenti kötelezettségek megszegéséhez – a tapasztalatok szerint – szigorú szankciók kapcsolódnak, a hatóságok folyamatosan kiemelt ellenőrzési területként kezelik e nyilvántartások szabályszerű vezetését. Manapság azonban megkönnyíthetik a dolgukat a vállalkozások, többféle lehetőség áll rendelkezésükre, hogy az internet segítségével elektronikusan, különféle szoftverekkel tartsák nyilván a törvényben meghatározott adatokat, mellyel a bérszámfejtésük is leegyszerűsíthető. A törvény tehát nem írja elő, hogy a munkaidő nyilvántartást papír alapon kell vezetni, csak annyit hogy naprakésznek kell lennie a különböző munka- és pihenőidők rögzítésének.

A beléptető rendszer nem feltétlenül munkaidő nyilvántartó

Az úgynevezett beléptető rendszerek adatai azonban ilyen tekintetben önmagukban nem használhatóak, ez esetben nem tudható, hogy a be- és kilépés között mennyi volt a munkával eltöltött idő. Ezért helytelen minden olyan „jelenléti ív” minta is, amely csupán a munkahelyre való érkezést és az onnan való távozást tünteti fel.

Az elektronikusan vezetett nyilvántartásoknál azonban néhány dologra érdemes odafigyelni. Például fontos, hogy a rendszer azonnal és ne bizonyos idő elteltével frissítse a beírt adatokat, hiszen a nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie, az aznapi munkakezdést is tartalmaznia kell. Ezen kívül jó, ha a munkavállaló időnként hitelesíti a rögzített adatokat. Előnyös, ha az adatok beírásának, módosításának időpontját és a módosítást végző belépési adatait is rögzíti a rendszer. Lényeges szempont az is, hogy a már leszámfejtett adatokon ne lehessen változtatásokat végrehajtani.

Vannak nyilvántartás vezetésére nem kötelezett munkavállalók is, ők a munkavégzési idejüket, a munkaidejük beosztását vagy felhasználását önmaguk jogosultak meghatározni (vezető állású, kötetlen munkarendű munkavállaló).

Az e-IDŐ szoftverrendszerrel könnyebb a HR-es és a bérszámfejtő dolga is, de a könnyebb kommunikáció, a szabadságengedélyeztetés rugalmassága miatt a dolgozói elégedettség is magasabb lesz.

Kérdezzen az e-IDŐ szabályos munkaidő nyilvántartó szoftverről!

Munkaidő nyilvántartás és Beléptető rendszerek

A beléptető rendszer használata önmagában nem helyettesíti a munkaidő nyilvántartást. Ez a kettő nem ugyanaz! A beléptető rendszer azonban hasznos adatokat adhat a munkaidő nyilvántartáshoz. Ugyancsak hasznos, amikor a beléptető rendszer adatai elérhetők a vállalatirányítási rendszer (E.R.P.) számára.